Catering und Gastronomie: etablierte Zeiterfassung oft nicht mehr rechtskonform
Viele Unternehmen erfassen die Arbeitszeiten bereits. Das geschieht gerade in Gastronomie und Catering oft mit Zettel und Stift in Kombination mit händisch abgetippten Kalkulationstabellen.
Ob diese Praxis im Rahmen der neuen Regulierung allerdings noch rechtskonform ist, ist fraglich, denn es mangelt an der von den Gerichten geforderten Transparenz, Objektivität und Revisionssicherheit. Daneben verlangt der Gesetzesentwurf explizit eine „elektronische Erfassung“. Ausnahmen sollen hier nur über Tarifverträge oder bei kleinen Unternehmen möglich sein.
Abgesehen davon sind die bisher üblichen Zeiterfassungs-Praktiken meist aufwändig oder fehleranfällig. Vor allem Kalkulationstabellen sind für die Branche nachvollziehbar umständlich.
Zudem birgt jeder manuelle Bearbeitungsschritt ein Fehlerrisiko. Die schwere Lesbarkeit mancher Handschrift vertieft das Problem. Hinzu kommt mangelnde Transparenz und Datenverfügbarkeit auch für Arbeitnehmer: Sie können ihre Nachweise häufig nicht so einfach wieder einsehen, wenn sie erst einmal abgegeben wurden.
Der Gesetzesentwurf sieht jedoch ein Auskunftsrecht vor – Beschäftigte sollen auf Wunsch jederzeit eine Kopie der Aufzeichnungen erhalten.
Am wichtigsten für Beschäftigte sind leichte Bedienbarkeit und Geschwindigkeit
Viele Arbeitnehmer erhoffen sich eine Erleichterung in puncto Arbeitszeiterfassung; ein unmittelbar verständliches und leicht bedienbares Hilfsmittel, das permanent zugänglich ist. Auf Arbeitgeberseite lassen sich mit dem richtigen System Zeit und damit personelle Ressourcen sparen. Idealerweise wird die praxistaugliche und nutzerfreundliche Arbeitszeiterfassung in der Gastro-Branche auch zur Möglichkeit, Personal stärker an das eigene Unternehmen zu binden.
Nicht zu vergessen: Eine zuverlässige Lösung muss den Anforderungen des Datenschutzes genügen und für lückenlose Rechtssicherheit sorgen. Auch hier sind bestehende Lösungen über Zettel, Stift und Kalkulationstabellen oft unzureichend: Zettel liegen nicht selten ungeschützt auf Schreibtischen und in Büros; Tabellendokumente sind oft auf ungesicherten Dateiablagen gespeichert; es gibt keine angemessenen Zugriffskontrollen.
Eine zeitgemäße digitale Arbeitszeiterfassung benötigt eine DSGVO-konforme Infrastruktur und ein angemessenes Niveau an Datensicherheit, etwa durch Zwei-Faktor-Authentifizierung und angemessene Zugriffskontrollen.
