Vom Reagieren zum Agieren
Johannes Reichenberger von Ventopay erklärt, warum KI weit über klassische Digitalisierung hinausgeht und wie sie Küchenprozesse nachhaltig verändert.
Ventopay spricht von „KI-Transformation“. Was unterscheidet diese von digitaler Transformation im Küchen- und Kantinenumfeld?
Der Unterschied ist größer, als viele denken. Früher arbeiteten Systeme isoliert, dann kam die Vernetzung. Das war die digitale Transformation: Daten werden eingegeben und automatisch in verschiedenen Systemen ausgespielt. KI geht deutlich weiter. Sie analysiert vorhandene Daten, erkennt Muster, trifft Vorhersagen und automatisiert Prozesse eigenständig. Die Software agiert im Hintergrund und übernimmt Aufgaben, von Routinen bis hin zu komplexer Planung. Der entscheidende Mehrwert liegt in dieser zusätzlichen Intelligenz.
Welche Prozesse in der Großküche bieten aktuell das größte Potenzial für Automatisierung und Effizienzsteigerung?
Vor allem Planung und Produktionssteuerung. Häufig wird noch nach Bauchgefühl gearbeitet, mit teuren Folgen wie Überproduktion oder Engpässen. Genau hier setzt unser KI-System AIAMES an, das auf Basis langjähriger Daten präzisere Prognosen ermöglicht und Lebensmittelverschwendung deutlich reduziert. Darüber hinaus eröffnet KI auch neue Wachstumschancen, etwa indem auf bestehender Infrastruktur zusätzliche Geschäftsfelder erschlossen werden können.
AIAMES verspricht präzisere Produktionsplanung. Wie realistisch ist das im Alltag bereits heute?
Das System befindet sich in der Pilotphase. Es nutzt Echtzeit- und historische Daten, um Prognosen für den aktuellen Bedarf zu liefern. Küchenmitarbeiter sehen, welche Mengen voraussichtlich noch benötigt werden. Das reduziert Fehlentscheidungen, senkt Kosten und minimiert Abfälle.
Sie haben die Potenziale von KI aufgezeigt. Sehen Sie auch Grenzen oder Gefahren?
Die größte Gefahr liegt in mangelnder Sicherheit. Schwachstellen in KI-Systemen können gravierende Folgen haben. Deshalb sind hohe Sicherheitsstandards und Transparenz entscheidend. Regulierung, etwa durch den EU AI Act, kann hier Vertrauen schaffen. Wichtig ist, bei der Auswahl von Lösungen genau auf Sicherheitsmechanismen zu achten. Das trennt professionelle Systeme von unsicheren Experimenten.
Mit Lösungen wie mocca.xperience rückt das Kundenerlebnis stärker in den Fokus. Wie verändert das die Anforderungen an Kassensysteme?
Die Kasse ist nur noch ein Teil eines größeren Ökosystems. Gäste nutzen heute verschiedene digitale Touchpoints, von der Vorbestellung bis hin zu Loyalty-Programmen. Gefragt sind integrierte Plattformen, die all diese Prozesse verbinden. Der eigentliche Innovationshebel liegt dabei in der KI im Hintergrund, die auf Basis der gesammelten Daten Prozesse optimiert und neue Möglichkeiten eröffnet.
Gastronomie-Alltag auf Wolke sieben: cloudbasierter Workflow
„Cloudbasierte Kassensysteme ermöglichen es, alle Abläufe – von der Bestellung bis zur Auswertung – zentral in Echtzeit zu steuern“, erläutert Natalie Seifert von Orderbird. Automatische Updates reduzieren den Wartungsaufwand, Cloud-Backups erhöhen die Datensicherheit. Befragt nach den Mehrwerten nennt sie u. a. das Funkbonieren. „Bestellungen werden direkt am Tisch aufgenommen und ohne zusätzliche Laufwege an Küche oder Bar übermittelt. In Kombination mit Gangsteuerung und einem übersichtlichen Tischplan sorgt das für strukturierte Abläufe, weniger Abstimmungsaufwand und Fehlerquellen“, so Seifert.
Der größte Effizienzhebel liegt darin, dass Daten nur einmal erfasst und automatisch weiterverarbeitet werden. Alles andere kostet Zeit und Geld
Bei integrierten Payment-Lösungen laufen alle Zahlungsarten – von Bargeld über Karte bis zu kontaktlos – gebündelt über ein System. „Das ermöglicht reibungslose, schnelle Bezahlprozesse und erhöht gleichzeitig den Komfort für Gäste“, berichtet die Orderbird-Expertin. Dazu gehört selbstredend auch die digitale Trinkgeldfunktion.
Weitere Vorteile der digitalen Abwicklung: Self-Ordering und digitale Menüs, Online-Reservierungssysteme, ein integriertes Kassenbuch und Reporting: „Echtzeitdaten liefern fundierte Einblicke in Umsätze, Stoßzeiten und Verkaufstrends. Das schafft eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen rund um Sortiment, Preise und Personaleinsatz“, sagt Natalie Seifert.
Fit für KassenSichV, TSE und DSFinV-K mit Vectron
Gastgeber wollen sich nicht um komplexe Technik kümmern, sondern um ihre Gäste. Gut, wenn Digitaltechnik möglichst viel Arbeit abnimmt. Sascha Lewandowski, Head of Sales & Marketing bei Vectron, gibt Beispiele, wie moderne Kassenlösungen typische Fehler verhindern.
Ein Szenario: „Im hektischen Alltag, besonders am Wochenende, fällt es dem Servicepersonal oft nicht auf, wenn die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ausfällt und Bons plötzlich ohne Signatur gedruckt werden. Bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau führt das sofort zu Problemen.“ Vectron-Kassen überwachen daher den TSE-Status kontinuierlich und zeigen dem Gastronomen in der Cloud an, sollte etwas nicht stimmen.
Digitalisierung nimmt niemandem den Job weg. Sie nimmt vor allem Stress aus dem Alltag
Eine andere unangenehme Vorstellung: „Wenn der Prüfer im Restaurant steht, muss der genormte KassendatenExport (DSFinV-K) schnell bereitgestellt werden. Viele Gastronomen wissen im entscheidenden Moment nicht, wie sie diesen an der Kasse auslösen.“ Mit der myVectron Cloud haben Gastronomen jederzeit ortsunabhängigen Zugriff auf diese Export-Daten. „Der Prüfer bekommt seine Daten sofort, während der Betrieb im Restaurant ungestört weiterläuft“, so der Experte Sascha Lewandowski.
Auch die Fiskal- und TSE-Daten werden in der myVectron Cloud täglich automatisch gesichert. Seit 2025 müssen Kassen-Betreiber dem Finanzamt auf elektronischem Weg Informationen über eingesetzte Kassen und TSE melden. Auch hier unterstützt die Software mit den relevanten Daten.
Nachgefragt bei Natalie Seifert von Orderbird
Orderbird ist seit 15 Jahren auf dem Kassenmarkt aktiv. Was war während dieser Zeit der gravierendste Wandel?
„Der Kassenmarkt hat sich radikal gewandelt, von der klassischen Registrierkasse zur intelligenten, cloudbasierten All-in-one-Lösung. Die gravierendste Transformation war sicherlich die Verschmelzung von Hardware und Software zu smarten Systemen, die nicht nur Bezahlvorgänge abwickeln, sondern den gesamten Betriebsalltag unterstützen, von Bestellaufnahmen über Kartenzahlungen auf Smartphones bis hin zur Buchhaltung.
Unser Unternehmen hat diese Entwicklung von Anfang an mitgeprägt: Mit Orderbird PRO sowie Orderbird MINI bieten wir seit 2011 Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse der Gastronomie sowie lokaler Unternehmen wie Foodtrucks zugeschnitten sind.
Besonders prägend waren die Einführung der TSE-Pflicht, die Digitalisierung von Bestellprozessen (z. B. durch QR-Code-Bestellsysteme) und die Integration kontaktloser Bezahlmethoden wie Tap to Pay auf dem iPhone. Heute ermöglichen unsere Systeme nicht nur finanzamtkonforme Abrechnungen, sondern auch die nahtlose Verknüpfung von stationärem und mobilem Verkauf, Lieferdiensten und digitalen Gäste-Tools.
Uns war von Anfang an wichtig, diese Entwicklungen aktiv mitzugestalten mit intuitiven, zukunftssicheren Lösungen, die Gastronomen und Unternehmen den Rücken freihalten, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: ihre Gäste und ihr Geschäft.“
Welchen Mehrwert bringen die digitalen Helfer in der Praxis? Ein Fallbeispiel
Sascha Halweg, Geschäftsführer des Restaurants „Das Blümchen“ in Freiburg und Friedrichshafen, hat sich bereits vor zwölf Jahren für eine digitale Lösung von Gastronovi entschieden. Den größten Unterschied zu der Zeit davor? „Seit ich die Software an Bord nahm, kann ich vieles von zu Hause aus machen. Beispielsweise kann ich am Handy kontrollieren: Wie viele Tische haben wir aktuell, was ist gerade los? Ich habe meinen Arbeitsplatz immer dabei, das ist der Vorteil von cloudbasierten Systemen“, sagt Halweg. Zudem könne er sich bei Problemen von Mitarbeitern jederzeit einloggen, um diesen zu helfen.
Wer seine Prozesse nicht vernetzt, verliert täglich Zeit, oft ohne es überhaupt zu merken
„Gerade dadurch, dass es ein ganzheitliches System ist, spare ich damit viel Zeit“, ist Sascha Halweg überzeugt. Die Zeitersparnis hat er konkret bemessen. „Mit allem Drum und Dran spare ich dank Digitalisierung 100 Stunden pro Monat“, erzählt er. Den größten Anteil macht mit 40 Stunden das integrierte Tischreservierungssystem aus. Jeweils 10 Stunden Zeitgewinn bringen das mittlerweile gesetzlich vorgeschriebene digitale Kassensystem und das digitale Kassenbuch. „Um die 15 Stunden sparen wir durch die digitale Bezahlung“, so Halweg. In seinen Restaurants ist konsequent nur bargeldlose Bezahlung möglich.
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