Wenn die Kasse mitdenkt

Der operative Druck in der Gastronomie und Hotellerie ist  spürbar gestiegen. In Zeiten von Personalmangel, steigenden Kosten und höheren Gästeerwartungen treffen komplexe Anforderungen auf ein Tagesgeschäft, das schnell, fehlerfrei und flexibel funktionieren muss. Richtig eingesetzt beschleunigen digitale Systeme die Abläufe, sorgen für Entlastung und ermöglichen es, den Betrieb vorausschauender zu steuern.

Wettbewerbsfaktor Automatisierung

Warum ungenutzte Datenpotenziale, bessere Vernetzung und Automatisierung über den wirtschaftlichen Erfolg moderner Gastro-Betriebe entscheiden: Sinahn Fabian Sehk von Lightspeed verrät es uns.

Herr Sehk, viele Betriebe nutzen bereits digitale Kassensysteme. Wo sehen Sie aktuell die größten ungenutzten Effizienzpotenziale?
Die größten Potenziale liegen in der Kommunikation zwischen Service und Küche sowie in der Vereinfachung von Bestell- und Bezahlprozessen. Wann ist ein Gang abholbereit? Wie ist die Auslastung im Gastraum gerade? Diese Echtzeitinformationen fehlen in vielen Betrieben noch. 

Welche Bedeutung haben Echtzeitdaten konkret für unternehmerische Entscheidungen im Gastro-Alltag?
Das hängt stark von der Betriebsgröße ab. Kleinere Betriebe haben selten die Kapazität, Daten systematisch auszuwerten. Gleichzeitig sehen wir in Kundengesprächen ein klares Interesse an operativen Echtzeitinformationen wie zu Servicezeiten: „Tisch 4 wurde seit 12 Minuten nicht mehr besucht.“ Genau für diesen Bedarf entwickeln wir praxisnahe Lösungen, die sofort handlungsrelevant sind – ohne Analyseaufwand.

Cloudbasierte Systeme gelten als Standard. Wo liegen die größten Missverständnisse oder Vorbehalte bei Betreibern?
Viele Betreiber assoziieren Cloud-Systeme noch immer mit Komplexität, Abhängigkeit oder haben Bedenken bei der Datensicherheit. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Cloud-basierte Lösungen wie Lightspeed bieten maximale Flexibilität, automatische Updates und ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Daten. Die Hemmschwelle sinkt, sobald Betreiber das System im Alltag erleben.

Wie wichtig ist die Integration von Drittanwendungen (z. B. Warenwirtschaft, Buchhaltung, Delivery-Plattformen) für den wirtschaftlichen Erfolg?
Sie ist entscheidend, denn der Nutzen skaliert mit dem Betrieb. Für Lieferbetriebe ist die nahtlose Anbindung an Delivery-Plattformen natürlich eine Grundvoraussetzung. Bei größeren Häusern zahlt sich die Integration von Warenwirtschaft und Buchhaltung direkt aus: Weniger manuelle Prozesse, präzise Inventur, weniger Food Waste. All das summiert sich schnell zu spürbaren Einsparungen.

Welche Rolle werden Automatisierung und KI in Kasse und Abrechnung in den nächsten drei bis fünf Jahren spielen?
Sie spielen eine zunehmend zentrale Rolle. Besonders in der volumengetriebenen Gastronomie wird Automatisierung zum Wettbewerbsfaktor. Aber auch im service- und erlebnisorientierten Segment wächst das Interesse. Nicht um Personal zu ersetzen, sondern vielmehr um es zu 
entlasten. Wer weniger Zeit mit administrativen Routinen verbringt, hat mehr Zeit für das, was wirklich zählt: den Gast.

Kasse machen mit ganzheitlichem Denken

Heute geht es nicht mehr um eine einzelne Kasse als Insellösung, sondern um eine durchgängige digitale Prozesskette. „Wirklich effizient wird ein Betrieb dann, wenn Kassensystem, Payment, Bestellwege, Buchhaltung und Auswertung sauber miteinander verbunden sind“, erklärt Omar El Azouzi, Geschäftsführer bei 3POS. 

Das Unternehmen bietet ein gleichnamiges webbasiertes Kassensystem. In seinen Augen liegt der größte Hebel darin, dass Daten nur einmal entstehen und anschließend automatisch weiterverarbeitet werden. „So werden Umsätze, Zahlungsarten, Stornos und Tagesabschlüsse ohne Medienbruch in die Buchhaltung übergeben“, erzählt Omar El Azouzi.

Der Mehrwert der Digitalisierung zeigt sich zuerst im Service und im Gästekontakt. Wenn Bestellungen digital erfasst oder vom Gast selbst ausgelöst werden, laufen sie ohne Umwege in Küche und Kasse. „Das spart Laufwege, reduziert Missverständnisse und entlastet das Team gerade in Stoßzeiten“, so der Fachmann. „QR-Codes am Tisch, Self-Ordering, Küchenmonitore oder Onlinebestellungen sind nicht einfach nur moderne Zusatzfunktionen, sondern echte Effizienztreiber“, ist Omar El Azouzi überzeugt.

Datensatz als Datenschatz für Controlling, Kalkulation und Betriebsprüfung

Einen weiteren Vorteil digitaler Lösungen und ihrer Vernetzung von Bestellung, Abrechnung und Buchhaltung nennt Daniel Niemann, Head of Sales bei Gastronovi: „Die aus den Prozessen strukturierten Echtzeitdaten lassen sich für Controlling, Kalkulation und strategische Entscheidungen nutzen, von der Deckungsbeitragsanalyse einzelner Gerichte bis hin zur Optimierung von Öffnungszeiten und Personaleinsatz.“ Zudem stellen DSFinV-K-konforme Exporte sowie die Unveränderbarkeit der Buchungen sicher, dass alle Transaktionen strukturiert, manipulationssicher und prüfungstauglich dokumentiert sind. 

Echtzeitdaten machen aus Bauchgefühl belastbare Entscheidungen, vom Personaleinsatz bis zur Preisgestaltung 

„Ergänzend dazu sorgen eine lückenlose Protokollierung und regelmäßige Datensicherungen dafür, dass Unternehmen im Fall einer Betriebsprüfung oder eines technischen Ausfalls ausreichend abgesichert sind“, argumentiert Niemann weiter. „Aufgrund von Vorgaben wie GoBD, KassenSichV, TSE, DSFinV-K und der zunehmenden Bedeutung von E-Rechnungen ist ein rechtssicheres Kassensystem heute absolut unverzichtbar, um Betriebsprüfungen gut vorbereitet entgegensehen zu können“, betont der Experte.

Über automatische Buchhaltungsschnittstellen und DSFinV-K-konforme Exporte werden Tagesabschlüsse und Buchungsdaten strukturiert an den Steuerberater oder die Finanzsoftware übergeben. „Dadurch entfällt stundenlange manuelle Nacharbeit und die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung wird effizienter“, versichert Daniel Niemann. Ein zentrales Dashboard bündelt alle Infos aus den Bereichen Kasse, Reservierung, Online-Bestellung, Payment und Warenwirtschaft. „Das erlaubt Betreibern, betriebswirtschaftliche Kennzahlen auf einen Blick zu analysieren, Bestseller zu identifizieren und gezielte Maßnahmen abzuleiten“, so das Fazit des Experten.