Vernetzt voraus

In der Hotel- und Gastronomiebranche sind mitunter in nur ­einem Betrieb Dutzende von Softwaresystemen im Einsatz. Die Komplexität eines individuellen Softwarepakets hängt auch mit der Betriebsgröße zusammen. Kleineren Hotels reicht häufig ein leistungsfähiges PMS mit nur wenigen Schnittstellen aus, während größere und komplexere Betriebe von einer modularen Systemlandschaft mit spezialisierten Lösungen für verschiedene Bereiche profitieren können.

Ein Blick hinter die Kulissen

Herzstück eines jeden Hotels ist das Property Management System. „Hier befinden sich die Zimmerverwaltung, die Reservierungen und Prozesse wie Check-in und Check-out, Rechnungsstellung und Veranstaltungsmanagement“, erklärt Mika Frahm, Senior Marketing Manager beim Hamburger Hotel Tortue. Daran angebunden sind mehrere Systeme, darunter sowohl das Customer Relationship Management als auch die Kassensoftware für Restaurants und Bars, über die Bestellungen erfasst und abgerechnet und direkt aufs Zimmer des jeweiligen Gasts gebucht werden können.

Nicht die Menge der Systeme ist entscheidend, sondern wie gut sie miteinander vernetzt sind 

„Hinzu kommen Systeme für die Kanal- und Ratensteuerung, über die wir unsere Verfügbarkeiten und Preise auf den verschiedenen Buchungs­wegen aussteuern“, verrät der Experte. Außerdem wichtig sind Personal­planungs- und Buchhaltungssoftware sowie Software für die Warenwirtschaft und den Einkauf. Diese Hauptsysteme werden im Tortue Hamburg durch kleinere Systeme erweitert – beispielsweise Onlineplattformen für Tischreservierungen, Social-Media- Planungstools, eine Software zur Angebotserstellung für Veranstaltungen und Events u. Ä. „Man kann sagen: Kaum ein Arbeitsschritt im Haus kommt heute ganz ohne digitale Unterstützung aus“, lautet das Fazit von Mika Frahm.

Der Rat des Experten für alle, die nach den passenden Systemen für den eigenen Betrieb suchen: auf die Konnek­tivität achten. „Die Vernetzung ist entscheidend und der eigentliche Hebel, über den diese Systeme ihren Nutzen entfalten“, so Mika Frahm. Er weiß: „Eine saubere Integration verbessert spürbar die Prozesse, spart Zeit und erhöht auch die Datenqualität deutlich.“

Auf die Frage, was sich durch digitale Lösungen im Betrieb geändert hat, antwortet er: „Am deutlichsten spürbar ist, dass digitale Prozesse im Hintergrund dem Team viel administra­tive Arbeit abnehmen.

25 Softwaresysteme in einem Betrieb

Im Luxushotel Breidenbacher Hof in Düsseldorf sorgen hinter den Kulissen gleich 25 verschiedene Softwaresys­teme für einen reibungslosen Ablauf. Yvonne Peter, für das Haus als Director of Revenue ­Management tätig, gibt einen Einblick: „Im PMS werden unter anderem Gästepräferenzen, Reservierungsdetails, Auslastung, Umsätze und weitere betriebsrelevante Daten erfasst und verwaltet.“ Ans PMS angebunden sind weitere Bereiche wie F&B-Outlets, Maintenance, Distribution, Reputation Management, Finance & Accounting oder Marketing. 

IM BREIDENBACHER HOF DÜSSELDORF ARBEITEN 25 SOFTWARESYSTEME IM HINTERGRUND.

Yvonne Peter gibt ein Beispiel für den Bereich Maintenance: Hier kommt im Breidenbacher Hof schon seit 2008 HotSOS zum Einsatz, um alle Instandhaltungsarbeiten zu erfassen, zu koordinieren und nachzuverfolgen. „Fällt beispielsweise in Zimmer 205 die Lampe im Eingangsbereich aus, erfasst die Reinigungskraft den Mangel direkt über ihr Smartphone“, so Yvonne Peter. Der Auftrag werde automatisch an die ­zuständigen Mitarbeiter der Technik weitergeleitet. Zeitgleich kann an anderer Stelle ein weiterer Auftrag erstellt werden. „Etwa, dass in Zimmer 401 ein Fenster neu justiert werden muss.“

Das System priorisiert die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit. „Steht beispielsweise eine Anreise für ein Zimmer bevor, wird die entsprechende Reparatur bevorzugt bearbeitet“, erklärt die Fachfrau. Der aktuelle Bearbeitungsstatus sei dabei für alle Beteiligten jederzeit transparent einsehbar. „Dadurch steigern wir sowohl die Effizienz als auch die Reaktionsgeschwindigkeit“, so Yvonne Peter. „Telefonate, Rückrufe und unnötige Nachfragen entfallen, während jederzeit nachvollziehbar ist, welche Aufgaben noch offen oder bereits abgeschlossen sind.“

Digitale Kontrolle auch hinter den Kulissen

Im Hotel endet digitales Management nicht etwa bei PMS, Kasse oder Revenue Management. Auch technische Prozesse lassen sich zunehmend vernetzen und zentral steuern. Ein gutes Beispiel: das Trinkwassermanagement. Gerade in Hotels mit zeitweise leer stehenden Zimmern müssen Hygienespülungen zuverlässig erfolgen, gleichzeitig sollen Gäste davon möglichst wenig beeinträchtigt werden.

Genau hier setzt Geberit Connect an. Das System vernetzt elektronische ­Sanitärprodukte und ermöglicht es, Hygienespülungen zentral zu steuern, zu überwachen und zu dokumentieren. Über definierte Freigabezeiten lassen sich Spülvorgänge beispiels­weise auf Zeiträume legen, in denen Zimmer gerade nicht genutzt werden. Betriebsdaten wie Spülmengen und -vorgänge werden zentral erfasst und dokumentiert.

Für Betreiber ergibt sich daraus ein großer Vorteil: mehr Transparenz bei weniger manuellem Aufwand. Über die Geberit Control App lassen sich vernetzte Sanitäranlagen zudem zentral bedienen und konfigurieren. Sensoren erfassen Temperatur und Volumenstrom und unterstützen damit eine bedarfsgerechte Steuerung und Dokumentation. Es zeigt sich also: Vernetzte Managementsysteme können weit über klassische Hotelsoftware ­hinausreichen – bis in die technische Infrastruktur eines Hauses.