8 Tipps für eine gelungene Hochsaison
In der Hochsaison braucht das Gastgewerbe jede Arbeitskraft. Wenn die Gäste urlauben, laufen die Gastro-Profis aus Gastronomie und Hotellerie erst richtig heiß. Wer in dieser Zeit mit seinem Personal kämpft und gleichzeitig versucht, das Gäste-Aufkommen optimal abzuwickeln, steht vor einer großen Herausforderung. Um sicher zu gehen, dass Ihre Saison nicht ins Wasser fällt und es Beschwerden hagelt, sollten Gastro-Betriebe ihre Planungsprozesse richtig steuern. HOGAPAGE Today und E-Hotelier haben 8 Tipps für eine Hochsaison mit Hochgefühlen:
Besetzung
Die wichtigste Ressource für einen optimalen Betriebsablauf sind immer noch Ihre Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal durch Trainings und Schulungen auf die Hochsaison bereits gut vorbereitet ist. Sie müssen verschiedene Belegungsszenarien durchspielen, damit Ihre Mitarbeiter beim Gäste-Aufkommen, technischen Störungen oder im Beschwerdemanagement immer den richtigen Notfallplan aus der Schublade ziehen können. Schärfen Sie dem Personal ein, dass die Sensibilität der Gäste in der „wichtigsten Jahreszeit“, also in Ihrem Jahresurlaub, besonders hoch ist und die Erwartungen an einen erholsamen oder aufregenden Aufenthalt dementsprechend sind.
Ihr Gebäude und IT-Infrastruktur
Polieren Sie Ihre Immobilie auf Hochglanz: Nutzen Sie günstige Zeitfenster, um Reparaturen sowie Wartungen in und am Gebäude durchzuführen. Programmierarbeiten für einen besseren Booking-Engine sollten nicht gerade zwischen Ostern, Pfingsten und den Sommerferien stattfinden. Denken Sie dabei aber auch an die Frühbucher, die sich in der Nebensaison auf ihren Plattformen tummeln, um ihren Urlaub für die nächste Hochsaison bereits unter Dach und Fach zu bringen.
Inventar im Betrieb
Checken Sie vor der Hochsaison die Buchhaltung Ihres Inventars und stellen Sie dabei sicher, dass Ihr Lager reichlich gefüllt ist. Vergessen Sie nicht, sicherzustellen, dass Ihr Wi-Fi-System genügend Bandbreite hat, um die Nachfrage während eines vollen Hauses zu gewährleisten.
Kommunikationswege
Eine offene, proaktive Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen ist in der Hauptsaison kritisch. Planen Sie regelmäßige Briefings und Gespräche zur Schichtbelegung ein. Verwenden Sie Notizsysteme für Ihr Personal und Logbücher, um Informationen wie Belegungsstatistiken, Verfügbarkeit, Veranstaltungen, VIPs und Vorfälle effektiv zu teilen.
Technische Schwächen ausmerzen
Die digitale und analoge Technologie kann eine entscheidende Rolle spielen, den Gästeservice effizienter zu machen:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Website, Buchungs-Engine und PMS benutzerfreundlich, schnell und effektiv sind.
- Kommunikation über ein CRM-System hilft Ihnen, die Planung der Gäste im Vorfeld zu optimieren.
- Richten Sie einen Online-Check-in und Checkout-Optionen ein, um den Verkehr an der Rezeption zu reduzieren.
- Ermöglichen Sie es Ihren Gästen, Anfragen per SMS oder Messenger-Dienste zu schicken, um Telefonate oder lange E-Mail-Konversationen zu vermeiden.
- Verwenden Sie eine Gast-Management-Software, um Anfragen in Echtzeit verfolgen zu können.
- Setzen Sie auf ReviewPro’s In-Stay-Umfragen, damit Sie bereits während des Aufenthaltes Ihrer Gäste Feedback erhalten. So können Sie auf Unstimmigkeiten oder gestörte Betriebsabläufe schneller reagieren, bevor die Gäste wieder auschecken.
Ressourcen einplanen
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über das Wissen und die Ressourcen verfügen, um den Gästen zu helfen, das Beste aus ihrem Aufenthalt zu machen. Dazu gehören Informationen über lokale Dienstleistungen, Aktivitäten und Restaurants, spezielle Programme und Annehmlichkeiten für Kinder sowie eine Liste der Mitarbeiter, die Fremdsprachen sprechen.
Frühstück
Über das Frühstück beschweren sich die Gäste gerne. Vermeiden Sie lange Schlangen am Buffet, indem Sie Ihr Personal gut ausstatten und trainieren. Sorgen Sie immer für saubere Tische, Besteck und frische Speisen. Der Service sollte so ausgerüstet sein, dass etwaige Unregelmäßigkeiten sofort behoben werden können.
Management-Aufgaben
In der Hochsaison gibt es auch die meisten Gäste-Bewertungen. Nehmen Sie sich genügend Zeit, die Rezensionen und Kommentare in Ihren Social-Media-Kanälen zu beantworten. Sie sollten mindestens zwei Antworten auf 10 Bewertungen verfasst haben. Vergessen Sie nicht, dass sich immer mehr potenzielle Gäste auf diesen Kanälen über Ihren Betrieb informieren und die Kommentare lesen. (E-Hotelier / FL)
