Schul- und Kitacaterer unter Kostendruck

In Nordrhein-Westfalen beginnt in dieser Woche – wie bereits in vielen anderen Bundesländern – das neue Schuljahr. Damit steht bundesweit für sechs Millionen Kinder und Jugendliche das tägliche Mittagessen in Schulen, Horteinrichtungen und Kitas wieder auf dem Speiseplan. 

Doch während die Nachfrage nach guter Verpflegung hoch ist, verringern sich die wirtschaftlichen Spielräume vieler Schul- und Kitacaterer in Deutschland drastisch. Das zeigt eine neue Studie der Denkfabrik Zukunft der Gastwelt (DZG).

Caterer sehen Preis und geforderte Leistungen im Missverhältnis 

Für drei Viertel der 305 befragten Anbieter ist der Preis das dominierende Zuschlagskriterium. 71 Prozent von ihnen halten den erzielten Essenspreis für nicht angemessen im Verhältnis zu den geforderten Leistungen.

Steigende Ansprüche und knappere Budgets – für viele Caterer mittlerweile eine „Mission impossible“. Der seit August geltende Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung könnte den schwelenden Konflikt zwischen Preis, Qualität und Versorgungssicherheit indes noch weiter verschärfen.

Im Durchschnitt kostet ein Mittagessen bei den befragten Caterern 4,21 Euro netto – ein Preis, der mittlerweile schon für einen einfachen „Coffee to go“ verlangt wird. Dafür sollen die Unternehmen mehrere Menülinien, besondere Kostformen, Bioanteile, Ernährungsstandards, verlässliche Logistik und zusätzliches Personal in den Einrichtungen anbieten.

Gleichzeitig wachsen die beiden zentralen Kostenblöcke: 93 Prozent der befragten Unternehmen nennen steigende Warenkosten als eine ihrer größten Herausforderungen, 91 Prozent hohe Personalkosten. Bei längerfristigen Verträgen lassen sich diese Steigerungen ohne finanziellen Ausgleich wirtschaftlich nicht mehr auffangen, was am Ende zu steigenden Betriebsaufgaben – vor allem im ländlichen Raum – führt.

Unterbietungswettbewerb führt zwangsläufig zu geringerer Qualität

Besonders problematisch ist aus Sicht der Umfrageteilnehmer die aktuelle Vergabepraxis. Drei Viertel der Befragten sehen dabei den Preis als dominierendes Zuschlagskriterium. Das bedeute zwar nicht, dass bei drei Vierteln aller Ausschreibungen automatisch das billigste Angebot gewinne. Die Studie zeigt jedoch, dass Qualitätsvorgaben bei der Entscheidung häufig hinter dem Preis zurückstehen.

„Wir erleben Ausschreibungen, in denen auf dem Papier sehr hohe Qualität verlangt wird, am Ende aber vor allem der Preis zählt. Das passt nicht zusammen“, sagt Caterer und Studieninitiator Markus Grube. Wer mehrere Menüs, Bioanteile, Logistik und Personal vor Ort bestelle, müsse diese Leistungen auch bezahlen. „Gutes Schulessen lässt sich nicht über einen ruinösen Unterbietungswettbewerb sichern, der zu Lasten von Qualität und Speisevielfalt geht. Hier wird nämlich oft notgedrungen als Erstes der Rotstfit angelegt“, erklärt das DZG-Vorstandsmitglied.

Bundesweite Ganztagsbetreuung braucht mehr Küchen, Zeit und Platz

Mit dem Ganztagsausbau werden in den kommenden Jahren mehr Küchen, Ausgabetechnik, ausreichend große Mensen und Pausenzeit zum Essen benötigt. 66 Prozent der befragten Caterer nennen die unzureichende Ausstattung in den Einrichtungen in diesem Zusammenhang als wesentliche Herausforderung.

Viele Unternehmen gleichen diese Lücken selbst aus: 73 Prozent der Befragten stellen zusätzlich Personal bereit, 62 Prozent liefern Technik zum Warmhalten oder Regenerieren der Mahlzeiten. Ein Drittel bietet darüber hinaus Ernährungsbildung an. In Ausschreibungen und Preisdebatten wird dieser Aufwand nach Einschätzung der Caterer nicht ausreichend berücksichtigt.

„Eine reibungslose Ganztagsbetreuung kann nur funktionieren, wenn das Mittagessen von Anfang an mitgedacht wird“, sagt Caterer Stefan Lehmann, Geschäftsführer von Lehmanns Gastronomie und ebenfalls Studieninitiator. „Zu kleine Mensen, fehlende Technik oder zu kurze Essenszeiten lassen sich später nur schwer korrigieren. Wenn die Rahmenbedingungen nicht stimmen, hilft auch das beste Verpflegungskonzept wenig.“

Ältere Schüler essen immer weniger zu Mittag

Dass es sich bei der Kita- und Schulverpflegung um einen relevanten Versorgungsmarkt handelt, zeigen allein schon die Angaben der befragten Unternehmen: Sie beliefern 33.634 Kitas, Schulen und Horte und produzieren in einer durchschnittlichen Schulwoche mehr als zehn Millionen Essen.

Gleichzeitig gelingt es vor allem an weiterführenden Schulen immer seltener, Jugendliche für das Mittagessen zu gewinnen. Nach Einschätzung der Befragten liegt die Teilnahmequote älterer Schüler bei höchstens 50 Prozent.

Für sechs von zehn Unternehmen ist diese Entwicklung eine Herausforderung in der Praxis. Sie sehen daher auch die Schulträger in der Pflicht, stärker aktiv zu werden. Dabei geht es nicht allein um den Speiseplan selbst – auch Preise, Bestellsysteme, zu kurze Mittagspausen und die Atmosphäre in der Mensa entscheiden darüber, ob Jugendliche das Essensangebot aktiv nutzen.

Caterer als unverzichtbares Krisen-Backup

Die Kita- und Schulcaterer in Deutschland versorgen täglich sechs Millionen Kinder und Jugendliche – und das weitgehend dezentral in alle Regionen des Landes. Während der Covid-Pandemie, während der Energiekrise und bei Störungen von Lieferketten oder IT-Systemen hielten sie die Versorgung auch unter schwierigen Bedingungen immer aufrecht.

Viele Unternehmen haben daraus Konsequenzen gezogen: 75 Prozent der befragten Caterer verfügen über Notfallpläne für Personalausfälle, 74 Prozent für Lieferkettenstörungen. Mehr als zwei Drittel haben für Cyber- oder IT-Ausfälle vorgesorgt. Diese Pläne sichern zunächst den eigenen Betrieb. Die vorhandenen Küchen-, Lager- und Logistikkapazitäten können bei potenziellen Krisenfällen daher sehr einfach als Vorsorge-Backup dienen.

Die Studie soll aus diesem Grund anregen, Kita- und Schulcaterer bei der kommunalen und staatlichen Krisenvorsorge mitzudenken. Unabhängig von einer formalen Einstufung sind sie Teil einer dezentralen Versorgungsinfrastruktur, die täglich große Teile der Bevölkerung erreicht.

„Wir sollten nicht erst in der nächsten Krise feststellen, welche Versorgungskapazitäten vor Ort fehlen“, betont Studienautorin Prof. Dr. Jana Rückert-John. „Großküchen, Lager, Fahrzeuge und erfahrenes Personal bilden ein dezentrales Netz, das im Ernstfall schnell unterstützen kann. Bund, Länder und Kommunen sollten diese Unternehmen frühzeitig und aktiv in ihre Krisen- und Katastrophenschutzpläne einbeziehen.“

Gutes Schulessen ist gute Gesundheits- und Sozialpolitik

Die Kita- und Schulverpflegung kann laut Studie Ernährungsgewohnheiten früh prägen, Krankheiten vorbeugen und Kindern unabhängig vom Einkommen ihrer Eltern Zugang zu einer ausgewogenen Mahlzeit ermöglichen. Auch der Sachverständigenrat zur Begutachtung der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung verweist in seinem Frühjahrsgutachten 2026 auf dieses Potenzial. Er empfiehlt verbindliche Standards für eine gesunde Ernährung in Kitas und Schulen, um die Prävention zu stärken und langfristig Ausgabensteigerungen im Gesundheitssystem abzumildern.

„Kinder essen über viele Jahre hinweg in Kitas und Schulen. Diese Ernährungsumgebung prägt sie maßgeblich“, unterstreicht Rückert-John. Wer dort gutes Essen selbstverständlich mache, stärke Gesundheit und soziale Teilhabe. Prävention beginne nicht erst in der Arztpraxis.

Denkfabrik plädiert für stärkeren Qualitätsfokus

Für DZG-Sprecher Dr. Marcel Klinge steht daher fest: „Wir brauchen jetzt eine Qualitätswende bei der Vergabe von Kita- und Schulessen. Der Preis bleibt wichtig, darf aber nicht das Maß aller Dinge sein. Aus der Verpflegung von Kindern darf kein Unterbietungswettbewerb werden – Qualität, Verlässlichkeit und Nachhaltigkeit sind genauso relevante Faktoren. Wenn der Staat die Ganztagsbetreuung jetzt sinnvoll und nachhaltig ausbaut, muss er auch verlässlich finanzieren, was ein gutes, gesundes Mittagessen tatsächlich kostet. Mit Dumpingpreisen kommen wir hier nicht weiter“, so der ehemalige Bundestagsabgeordnete.

(DZG/SAKL)