E-Mail-Verkehr: Archivierung ist nach der GoBD ab sofort Pflicht
Am 31.12. 2016 endeten die gesetzlichen Übergangsfristen und alle Unternehmen, die zum Beispiel Geschäftsbriefe, Angebote und Rechnungen per E-Mail versenden oder empfangen. Seit dem 1. Januar sind auch alle Gastronomen und Hoteliers verpflichtet, ihre elektronische Korrespondenz jederzeit nachvollziehbar zu archivieren. Und zwar entsprechend den Vorgaben der GoBD, die die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ beschreibt. Unternehmer, die diese Anforderungen ab Anfang 2017 nicht umsetzten, müssen bei Prüfungen mit hohen Kosten durch Strafmaß und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen rechnen.
Die wichtigsten Anforderungen an die E-Mail-Archivierung
Alle geschäftlichen E-Mails müssen 10 Jahre lang ohne Ausnahme in elektronischer Form aufbewahrt werden (der Ausdruck in Papierform genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen).
- Alle E-Mails inklusive Kopfdaten und Anhängen müssen revisionssicher archiviert werden. Revisionssicher bedeutet in diesem Fall: auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher.
- Der Unternehmer ist verpflichtet dafür zu sorgen, dass die IT, welche zur E-Mail-Archivierung genutzt wird, entsprechend ausfallsicher und zum Beispiel gegen Diebstahl gesichert ist. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Funktionalität der E-Mail-Archivierung auch bei Aktualisierung der Hard- oder Software der IT-Systeme erhalten bleibt.
„Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig“, wie es in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – heißt.
Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, benötigen betroffene Unternehmen ein entsprechendes E-Mail Archiv-System. Die Ablage der Daten in einem einfachen Dateisystem, zum Beispiel auf einem separaten Storage, erfüllt diese Anforderungen nicht. Viele Unternehmer werden feststellen, dass Ihr Unternehmen auf die Anforderungen der GoBD nicht vorbereitet ist, und sollten nun zeitnah reagieren.
Weitere Informationen zu den Anforderungen der GoBD sind aufbereitet zum Beispiel unter „Die GoBD in der Praxis- Der GoBD-Leitfaden“ zu finden. Und natürlich in der GoBD selbst. (primeLine Solutions / FL)
