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Was eine Hotelsoftware können muss

Von Frau Müller’s Ferienwohnung im Allgäu bis zum modernen Hotel mit 500 Zimmern in der Großstadt, die Bandbreite an Beherbergungsbetrieben ist groß. Ebenso unterschiedlich sind logischerweise auch die Anforderungen an die passende Hotelsoftware.

Dienstag, 14.02.2017, 11:39 Uhr, Autor: Markus Jergler
Mann tippt auf animiertes Haus

Was muss eine Hotelsoftware können und wohin geht der Trend? (Foto: © anyaberkut / fotolia)

Eine Hotelsoftware ist, wie der Name schon sagt, ein Programm, welches dem Haus dabei hilft die täglichen Abläufe zu standardisieren und automatisieren. Organisatorische, administrative und verwaltungstechnische Aufgaben lassen sich mit der geeigneten Software stark vereinfachen. Die Wahl der richtigen Software hängt maßgeblich von Größe und Ausrichtung des Übernachtungsbetriebes ab.

Welche Funktionen werden benötigt?
Vor der Anschaffung einer neuen Software, ist es sinnvoll sich über die wichtigsten Aufgaben, welche das künftige Programm erfüllen soll, Gedanken zu machen. Hier kann es gegebenenfalls auch weiterhelfen, gemeinsam mit Angestellten und Mitarbeitern etwas zu brainstormen. Je größer das Hotel, umso umfassender die Software und zahlreicher die benötigten Funktionen. Während für eine kleine Ferienwohnung mit fünf Zimmern ein simples und kalendarisches Belegungssystem ausreichend sein kann, benötigt ein modernes Hotel eine ebenso zeitgemäße Lösung mit verschiedenen Features:

Grundlagen
Einige Funktionen gehören heute bei jeder Hotelsoftware zum Standardprogramm. Beispielsweise das Versenden von automatischen Bestätigungsmails für getätigte Buchungen oder Anfragen, Reservierungs- und Buchungsfunktion auf der eigenen Website sowie verwaltungstechnische Aufgaben wie Zeit- und Dienstpläne erstellen, Buchungen kategorisieren, ordnen und verwalten oder Rechnungen automatisch generieren. Durch die immer stärker voranschreitende Digitalisierung gibt es heute auch zahlreiche webbasierte Gesamtlösungen und Einzelfunktionen.

Hauptziel einer Software muss ein, die administrativen Prozesse so einfach wie möglich zu gestalten, um dem Personal mehr Zeit für die Gästebetreuung zu verschaffen. Ein neuer Gast wird einmal im System erfasst (bspw. durch dessen eigene Buchung auf der Website) und kann anschließend bequem mit Drag & Drop in verschiedene Features geschoben werden (Faktura, Auslastung der Zimmer, Tischreservierung im Restaurant, Feedbackanfrage, etc.).

Die Zukunft liegt in der Cloud
Der Trend geht klar zur cloudbasierten Hotelsoftware. Dadurch sparen sich Hotels eigene IT-Strukturen im Haus und Strom- sowie Wartungskosten können reduziert werden. Generell ist bei cloudbasierten Lösungen nur ein sehr geringer Wartungsaufwand notwendig. Zudem spielt es keine Rolle welche Software an anderer Stelle im Hotel verwendet wird, da die gesamte Arbeit online stattfindet. Der größte Vorteil ist natürlich die räumliche Unbegrenztheit. Jeder Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen kann von überall auf der Welt bequem mit dem Smartphone auf das System zugreifen.

Webbasierte Software lässt sich mit vielen nützlichen Features kombinieren. Beispielsweise kann die Kommunikation mit dem Gast extrem vereinfacht werden. Ziel ist die Guest Experience zu verbessern. Egal ob der Gast ein Taxi bestellt, auf sein Zimmer wartet, einen Tisch im Restaurant reserviert oder etwas in die Reinigung gibt. Über wenige Klicks mit dem Smartphone kann der Gast alles bequem von seinem Bett aus organisieren. Mit einer Messenger-Funktion wird er dann wieder über sein Smartphone darüber informiert, dass das Taxi vorgefahren, das Zimmer fertig oder die Wäsche gewaschen ist.

Kundenservice

Ein extrem wichtiger Punkt ist der Support. Fast jeder Hotelmitarbeiter hat wohl schon einmal mit der Kunden-Hotline telefoniert, weil ein bestimmtes Tool nicht funktioniert hat oder das System ganz ausgefallen ist. Egal wie groß, vielseitig und hilfreich eine Hotelsoftware ist, wenn der Kundenservice im Ernstfall unfreundlich, inkompetent oder im schlimmsten Fall überhaupt nicht zu erreichen ist, ist der Ärger beim Hotel groß! (MJ)

 

 

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