Digitale Kassensysteme

Kassen-Nachschau in der Gastro: Entspannt durch die Betriebsprüfung

Seit dem 1. Januar 2018 sind unangekündigte Prüfungen durch das Finanzamt zulässig. Mit diesen sogenannten Kassen-Nachschauen prüft ein Amtsvertreter die Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems. Auch Gastronomen müssen jederzeit mit einem Besuch des Amtsträgers rechnen, denn als bargeldintensive Branche steht sie im Fokus der Prüfer.

Donnerstag, 26.04.2018, 10:22 Uhr, Autor: Markus Jergler
Eine Servicekraft arbeitet mit Smartphone und Laptop am Kassensystem

Ein digitales Kassensystem, wie das von Gastronovi, kann Gastronomen bei der Betriebsprüfung Zeit und Nerven sparen. (Foto: Gastronovi)

Bei Kassen-Nachschauen prüft das Finanzamt die Kassen-Technik sowie die Kassenführung. Grundsätzlich können sich Prüfer auch anonymer Testbesuche bedienen und bereits vor dem offiziellem Besuch die Handhabung der Kassenführung begutachten. Es gilt: Zu jeder Zeit sollten alle Vorgänge in der Kasse nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Die Verwendung einer Software, welche dabei hilft Daten und Arbeitsprozesse übersichtlich und verständlich aufzubereiten, kann Zeit sparen und Ärger bei der Betriebsprüfung vermeiden.

Wie läuft die Kassen-Nachschau ab?
Der Gastronom ist dazu verpflichtet, dem Amtsträger auf Nachfrage Auskunft zu erteilen und Unterlagen in digitaler und schriftlicher Form zu überlassen. Die Kasse muss zu jeder Zeit sturzfähig sein. Relevant ist auch die Aufbewahrung der Kassendaten, die bis zu 10 Jahre gespeichert werden und jederzeit abrufbar sein müssen. Softwarehersteller können hierbei unterstützen. So stellt beispielsweise der Kassenlösungsexperte gastronovi die geforderte Archivierung dank Cloudlösung seinen Kunden kostenfrei zur Verfügung.

Ein solch digitales Kassenbuch erleichtert die Dokumentation von Bargeldeinnahmen oder -ausgaben. Der Prüfer importiert mittels der seit 2017 verpflichtenden GoBD-Schnittstelle für Kassensysteme die Kassendaten in die Finanzamt-Software und sichtet diese. Nach erfolgter Nachschau erhält der Gastronom einen Ergebnisbericht.

Fünf Tipps für Gastronomen, um gut vorbereitet für die Kassen-Nachschau zu sein

  1. Gastronomen sollten ein finanzamtkonformes Kassensystem mit digitaler Schnittstelle nutzen, die den aktuellen Gesetzesanforderungen entspricht. Spätestens ab dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
  2. Sämtliche Zahlungsvorgänge sollten über das Kassensystem erfasst werden.
  3. Das Kassenbuch muss natürlich sachgemäß geführt werden. Dazu gehört auch, dass alle Bargeldbewegungen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden.
  4. Die Kasse betreffenden Anwenderdokumentationen sowie die Verfahrensdokumentation der Kasse und das Handbuch oder eine Benutzeranleitung des Kassensystem-Herstellers sollten auf einem USB-Stick zur Übergabe zur Verfügung stehen.
  5. Und zum Schluss: Die Kasse sollte immer aktuell und bereit für einen Kassensturz sein.

(MJ)

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