Worauf Arbeitgeber bei befristeten Arbeitsverhältnissen achten sollten

In Deutschland sind die Regelungen für befristete Arbeitsverhältnisse klar festgelegt. „Allerdings steckt der Teufel, wie so häufig, auch bei der Befristung von Arbeitsverhältnissen im Detail. Unternehmen sollten daher die rechtlichen Besonderheiten im Blick haben, um Fehler zu vermeiden und Risiken für sich als Arbeitgeber, aber auch für ihre befristeten und unbefristeten Arbeitnehmer, zu minimieren“, erläutert Franz Orth, Fachanwalt für Arbeitsrecht am Nürnberger Standort der bundesweit vertretenen Kanzlei Schultze & Braun. 

Befristete und unbefristete Arbeitsverhältnisse

Zunächst einmal ist ein Blick darauf wichtig, welche Unterschiede es überhaupt zwischen befristeten und unbefristeten Arbeitsverhältnissen gibt. „In beiden Fällen handelt es sich um ganz normale Arbeitsverhältnisse mit allen Rechten und Pflichten, insbesondere Urlaubsansprüche, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Mutterschutz oder Elternzeit, um nur vier Beispiele zu nennen“, sagt Orth. „Der Unterschied besteht lediglich darin, dass der befristete Arbeitsvertrag zu einem vertraglich vorgesehenen Zeitpunkt automatisch endet, der unbefristete dagegen, wie der Name schon sagt, nicht.“ 

Signifikante Vorteile für Unternehmen

Nach dem gesetzlichen Leitbild sollen unbefristete Arbeitsverhältnisse den Regelfall darstellen und Befristungen nur in Ausnahmefällen zulässig sein. Trotzdem hat statistisch gesehen jeder dreizehnte Arbeitsvertrag ein Befristungsdatum.

„Dass der Anteil von befristeten Arbeitsverhältnissen nicht unbeachtlich gering ist, liegt daran, dass sie aus Sicht der Unternehmen mitunter signifikante Vorteile mit sich bringen können: Befristete Arbeitsverhältnisse erhöhen die Flexibilität für das Unternehmen, ermöglichen die Schaffung neuer – und gegebenenfalls später unbefristeter – Arbeitsplätze und stellen eine Alternative zu Überstunden sowie zum Outsourcing einzelner Tätigkeiten dar“, sagt Orth.

„Infolge dieser positiven Faktoren machen zahlreiche Arbeitgeber vom gesetzlich gewährten Handlungsspielraum Gebrauch, um ihre Personalbedürfnisse auch kurzfristig an veränderte Marktbedingungen anpassen zu können. Daher sind Befristungen von Arbeitsverhältnissen gerade in wechselnden Marktsituationen ein oftmals gewähltes, probates Mittel.“

Formelle und materielle Voraussetzungen 

Die Voraussetzungen für eine befristete Beschäftigung von Arbeitnehmern sind in dem Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge, kurz TzBfG, geregelt. In § 14 TzBfG sind die Voraussetzungen für die Befristung von Arbeitsverhältnissen aufgeführt.

„Grundsätzlich gilt, dass Arbeitsverhältnisse vom Arbeitgeber nicht frei nach Belieben befristet werden können. In diesem Zusammenhang gibt es formelle und materielle Voraussetzungen“, ordnet Orth ein. „Der Großteil der Fehler unterläuft auf Arbeitgeberseite bei den formellen Vorgaben. Eine unwirksame Befristung ist deshalb mit Risiken und Kosten für den Arbeitgeber verbunden, weil der vermeintlich befristete Arbeitsvertrag sich dann kraft Gesetzes in einen unbefristeten Arbeitsvertrag umwandelt. Das ist bei Vertragsabschluss aber ja gerade nicht gewünscht.“

Zwei Varianten für eine wirksame Befristung 

Um ein Arbeitsverhältnis wirksam zu befristen, kommen zwei Varianten in Betracht: entweder liegt einer der im Gesetz genannten Sachgründe vor, mit dem das Arbeitsverhältnis kalendermäßig oder für einen bestimmten Zweck befristet wird, oder der Arbeitsvertrag wird ohne Sachgrund kalendermäßig befristet. „Die Sachgründe sind im Gesetz abschließend und relativ klar definiert. Das bedeutet, dass ein Arbeitgeber sich nicht aussuchen kann, was für ihn ein Sachgrund ist“, sagt Orth. 

Klassische Sachgründe

Klassische Sachgründe sind beispielsweise saisonale Tätigkeiten, wie die Tätigkeit als Skilehrer oder Biergartenmitarbeiter, oder die vielfachen Mutterschutz- beziehungsweise Elternzeitvertretungen. „Wenn etwa eine Mitarbeiterin einen Antrag auf Elternzeit für die Dauer von zunächst zwei Jahren stellt, dann kann sich der Arbeitgeber für diesen befristeten Zeitraum um personellen Ersatz kümmern. In der Regel will er aber niemanden dauerhaft für diese Zeit einstellen, weil im Falle der Rückkehr der Vertretenen in das Arbeitsleben ein Personalüberhang entstünde“, erläutert Orth.

Zweckbefristung

Eine andere Möglichkeit einer Sachgrundbefristung ist auch die Vertretung eines langzeiterkrankten Arbeitnehmers, für dessen Vertretung der Arbeitgeber die Befristung nicht nach einem Kalenderdatum, sondern nach dem Zweck, das heißt der Dauer der Erkrankung, bestimmen müsste.

„Wegen der mit der Zweckbefristung einhergehenden potenziellen Ungewissheit über den genauen Beendigungszeitpunkt ist es zudem erforderlich, dass der konkrete Zweck im Befristungsvertrag möglichst genau beschrieben wird“, sagt der Fachanwalt für Arbeitsrecht. „So stellt sich etwa bei einer Krankheitsvertretung die Frage, ob die befristete Beschäftigung der Vertretung nur enden soll, wenn der erkrankte Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, oder auch, wenn das Arbeitsverhältnis des Erkrankten endet?“ 

Kettenbefristungen

Mit Sachgrund befristete Arbeitsverhältnisse laufen im Ergebnis oftmals viele Jahre. Sie können auch mehrfach nacheinander mit unterschiedlichen Sachgründen abgeschlossen werden, soweit kein Missbrauch vorliegt.

„Selbst innerhalb eines Befristungszeitraums kann der Sachgrund wechseln, also beispielsweise von einer Elternzeitvertretung zu einer Projektarbeit“, sagt Orth. „Sofern es während den Befristungen für jeden Zeitpunkt einen gesetzlich geregelten sachlichen Grund gibt, sind solche Kettenbefristungen grundsätzlich zulässig.“ 

Maximale Dauer

Bei einer Befristung ohne Sachgrund sieht es hingegen anders aus. „Die einfache Grundregel lautet: Eine Befristung ohne Sachgrund darf maximal zwei Jahre dauern“, sagt Orth.

„Jedoch sind die gesetzlichen Regelungen für die Befristung von Arbeitsverträgen mitunter so komplex und vielschichtig wie die Suche nach Mitarbeitern in Zeiten des Fachkräftemangels: Läuft der Vertrag kürzer als die maximale Dauer von zwei Jahren, darf er vom Arbeitgeber verlängert werden, aber höchstens dreimal, und die Gesamtzeit von zwei Jahren darf dadurch weiterhin nicht überschritten werden. Zudem gibt es gesetzliche Sonderregelungen, etwa für Unternehmen in der Zeit kurz nach ihrer Gründung und für solche, die ältere Arbeitnehmer befristet einstellen wollen.“

Keine Befristung bei früherem Arbeitsverhältnis

Hinzu kommt, dass für eine wirksame sachgrundlose Befristung in der Vergangenheit nicht schon einmal ein Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber bestanden haben darf. „Erfahrungsgemäß ist dies gerade für klein- und mittelständische Unternehmen ein oft schwierig zu prüfender Aspekt, denn darüber gibt es häufig entweder keine Aufzeichnungen mehr oder sie sind nicht so verfügbar, dass es einfach zu überprüfen wäre“, sagt Orth.

„Wie viele Jahre die vorherige Beschäftigung beim selben Arbeitgeber zurückliegen kann, wurde von Gerichten immer wieder diskutiert. Mittlerweile ist entschieden, dass es grundsätzlich kein früheres Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber gegeben haben darf, egal wie lange dies zurückliegt. Ausnahmen wurden nur für Extremfälle erlaubt.“ 

Wie Unternehmen Fehler vermeiden

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Abschluss eines befristeten Arbeitsverhältnisses: „Im Unterschied zu dauerhaften Arbeitsverhältnissen, die man auch mündlich oder konkludent, beispielsweise in einem `Business-Talk´ auf einer Feier oder per Handschlag, schließen könnte, ist es bei Befristungen essenziell, dass der befristete Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen wird“ sagt Orth.

„Zudem muss der befristete Arbeitsvertrag vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen werden. Duldet der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer schon eine Arbeitsleistung erbringt, und wird der Befristungsvertrag erst danach unterzeichnet, gilt das Arbeitsverhältnis bereits als unbefristet eingegangen.“

Aber auch, wenn ein Arbeitnehmer nach Auslaufen des befristeten Vertrages ohne entsprechende schriftliche Verlängerung nur einen Tag länger arbeite, entstehe dadurch grundsätzlich automatisch ein unbefristeter Vertrag, so der Fachanwalt für Arbeitsrecht weiter.

Verspätungen und Abweichungen führen zur Entfristung

Fakt ist: Bei einem befristet geplanten Arbeitsverhältnis führt also jede Verspätung und jede Abweichung von der zuvor definierten Befristung kraft Gesetzes zu einer Entfristung. Im Streitfall muss dies rechtzeitig vor einem Arbeitsgericht geltend gemacht werden.

„Zur Klarheit für alle Beteiligten empfehle ich, bei einem befristeten Arbeitsverhältnis möglichst ein exaktes Enddatum im Vertrag festzulegen und insbesondere am Anfang und am Ende der Befristung den Arbeitseinsatz im Blick zu behalten, um bei Bedarf einschreiten zu können“, fasst Orth zusammen.

(Schultze & Braun/SAHO)