Wissenstransfer wird zum Erfolgsfaktor im Gastgewerbe

In vielen gastgewerblichen Betrieben hängt ein funktionierender Alltag oft an erfahrenen Köpfen. Der Küchenchef kennt die kritischen Abläufe, die Rezeptionsleitung die Besonderheiten der Stammgäste, der Serviceprofi die stillen Regeln eines Hauses.

Genau davor warnt Recruitingexperte Dr. Thomas Ferdinand: Wenn Unternehmen Wissen nicht im Team verankern, sondern stillschweigend an Einzelpersonen binden, wird jeder Abgang zum Risiko. Für Hoteliers und Gastronomen ist das besonders heikel, weil die Branche gleichzeitig unter Personaldruck, enger Taktung und hohem Qualitätsanspruch steht. 

Warum das Thema die Hospitality trifft

Für das Gastgewerbe ist Wissensverlust kein Randthema, sondern ein operatives Risiko. KOFA meldete für Hotel- und Gaststättenberufe im Jahresdurchschnitt 2022/2023 rund 17.000 unbesetzte Stellen, also 38,7 % aller offenen Stellen in diesen Berufen; besonders groß war der Engpass bei Köchen. Auch 2025 sprach KOFA trotz abgekühlter Nachfrage noch von einer Fachkräftelücke von rund 2.700 fehlenden Fachkräften und verwies darauf, dass viele Betriebe als Reaktion Öffnungszeiten und Angebot reduzieren. Das IAB betont zudem, dass das Gastgewerbe bei der Rekrutierung von Arbeitskräften für einfache Tätigkeiten zu den am stärksten betroffenen Branchen gehört. 

Dazu kommt der wirtschaftliche Druck. Nach dem Dehoga-Zahlenspiegel verbuchte das Gastgewerbe 2025 das sechste reale Verlustjahr in Folge. Im Januar 2026 lagen zugleich 17.667 offene Stellen vor, während im November 2025 rund 1,097 Millionen sozialversicherungspflichtig Beschäftigte im Gastgewerbe gezählt wurden. Für Arbeitgeber bedeutet das: Weniger Spielraum, mehr Belastung und damit noch weniger Reserve, um Wissensverluste im laufenden Betrieb einfach aufzufangen. 

Interessant ist dabei die Einordnung des demografischen Faktors. Laut Destatis ist im Gastgewerbe knapp ein Fünftel der abhängig Beschäftigten 55 Jahre oder älter und damit weniger als im gesamtwirtschaftlichen Durchschnitt von 25 %. Für Hotellerie und Gastronomie ist Wissensverlust also nicht nur ein Babyboomer-Thema. Die größere Gefahr entsteht aus der Kombination aus Fachkräfteengpässen, hoher Wechselbewegung und fehlender Zeit, Wissen sauber zu übertragen. Das IAB verweist in seiner Regionalanalyse außerdem darauf, dass die Personalfluktuation im Gastgewerbe bereits vor der Pandemie deutlich höher lag als in anderen Branchen. 

Warum Offboarding nicht reicht

„Offboarding ist kein Wissensmanagement. Es ist nur noch Schadensbegrenzung“, so Dr. Thomas Ferdinand. Genau darin liegt der Kern des Problems. Wissen sitzt eben nicht nur in Ordnern oder SOPs, sondern in Erfahrungswerten, eingespielten Prioritäten und informellen Abläufen. Ferdinand beschreibt, dass Unternehmenswissen oft in E-Mails, Gewohnheiten, Kundenbeziehungen und stillen Absprachen steckt. Im Gastgewerbe heißt das: Wer Wissen erst dann sichern will, wenn ein Mitarbeiter kündigt, kommt fast immer zu spät. 

Gerade in Hotels, Restaurants und Caterings reicht reine Prozessdokumentation oft nicht aus. Entscheidend ist das implizite Wissen:

• Warum funktioniert eine Übergabe an der Rezeption auf eine bestimmte Weise?
• Welche Reihenfolge ist in der Küche an Spitzentagen sinnvoll?
• Wie werden Reklamationen deeskaliert, ohne dass Servicequalität verloren geht?

Solches Wissen entsteht im Alltag und muss im Alltag weitergegeben werden. Genau deshalb betont auch KOFA beim Wissensmanagement, dass Unternehmen zuerst analysieren sollten, wer welches relevante Wissen hält, wo Lücken bestehen und wo Wissensverlust droht. 

Wo Wissensverlust Hotels und Restaurants besonders trifft

Wie abhängig viele gastgewerbliche Betriebe noch immer von einzelnen Wissensträgern sind, zeigt sich besonders in diesen Bereichen:

Was Betriebe jetzt konkret tun sollten

Für Arbeitgeber in der Hospitality ergibt sich daraus eine klare Agenda:

1. Erstens sollten Betriebe sichtbar machen, an welchen Stellen Wissen faktisch nur bei einer Person liegt.
2. Zweitens gehört Wissenstransfer in den Alltag: Tandems, Mentoring, Shadowing und rotierende Verantwortlichkeiten sind wirksamer als hektische Abschlussgespräche kurz vor dem Austritt.
3. Drittens müssen Standards so dokumentiert werden, dass sie im Schichtbetrieb wirklich nutzbar sind – also kurz, klar, aktuell und mit dem nötigen Praxisbezug.
4. Viertens braucht es eine Führungskultur, in der Wissensweitergabe als Leistung gilt und nicht als Machtverlust.

Genau das entspricht sowohl Ferdinands Ansatz als auch den Empfehlungen von KOFA und dem branchenspezifischen Leitfaden von BGN und DEHOGA, der klare Ziele, feste Informationswege, Delegation, die Nutzung von Erfahrung aus dem Team und eine konstruktive Fehlerkultur als gute Praxis beschreibt. 

Besonders relevant wird das in internationalen Teams. KOFA weist darauf hin, dass der Ausbildungsmarkt im Hotel- und Gastgewerbe 2024 auf 24.165 Neuverträge kam und die Stabilisierung vor allem durch internationale Auszubildende getragen wurde; ihr Anteil an neu abgeschlossenen Ausbildungsverträgen lag 2023 bei 44,3 %.

Laut Dehoga hatten zudem 44,5 % der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten im Gastgewerbe im November 2025 eine ausländische Staatsangehörigkeit. Daraus folgt für die Praxis: Wissen muss einfach, verständlich und wiederholbar aufbereitet werden – nicht als stilles Insiderwissen, sondern als gelebter Standard, den Teams mit unterschiedlichen Sprach- und Erfahrungshintergründen schnell übernehmen können. Das ist eine naheliegende Schlussfolgerung aus der zunehmend internationalen Personalstruktur der Branche. 

Ferdinand bringt die kulturelle Seite des Themas auf den Punkt: „Ein guter Mitarbeiter macht sich nicht unersetzlich. Er macht andere besser.“ Für Hotels und Restaurants ist das mehr als ein kluger Satz. Es ist ein Führungsprinzip. Ein starker Abteilungsleiter ist nicht derjenige, der jedes Detail exklusiv im Kopf behält, sondern derjenige, der dafür sorgt, dass Service, Küche, Housekeeping oder Rezeption auch ohne persönliche Heldentaten stabil laufen. 

Recruiting muss Wissen mitdenken

Hier wird das Thema auch für das Recruiting der Branche relevant. Ferdinand argumentiert, dass Recruiting nicht nur offene Stellen besetzt, sondern darüber entscheidet, ob Unternehmen Wissen systematisch aufbauen oder bei jedem Wechsel wieder von vorn beginnen.

Das passt zur Einschätzung von KOFA und IAB: KOFA empfiehlt gastgewerblichen Betrieben, Personalsuche und Arbeitgeberprofil klarer zu schärfen, Stärken der eigenen Personalarbeit ehrlich zu analysieren und Bewerber zielgerichtet anzusprechen. Das IAB wiederum zeigt, dass etwa die Hälfte der Betriebe in Weiterbildung, Personalentwicklung und einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf geeignete Maßnahmen gegen Fachkräftemangel sieht. 

Für Arbeitgeber in Hotellerie und Gastronomie heißt das konkret: Gesucht werden sollte nicht nur fachliche Einsatzfähigkeit für die nächste Schicht, sondern auch die Fähigkeit, Wissen weiterzugeben, Kollegen anzulernen und Standards mitzutragen. Ein Betrieb, der strukturiert einarbeitet, Wissen sichtbar macht und Entwicklung ernst nimmt, verbessert nicht nur seine Resilienz. Er stärkt auch seine Arbeitgebermarke in einer Branche, in der Fachkräfte wählerischer geworden sind und glaubwürdige Perspektiven zählen. Wissensmanagement ist damit keine IT-Frage und kein HR-Nebenthema, sondern ein Baustein guter Unternehmensführung.

(BGN/ Dehoga/ Destatis/ Fröhlich PR/ IAB/ KOFA/ SAHO)