Was Hotels beim „Restart“ beachten sollten

Nach der Ankündigung erster Lockerungsmaßnahmen für die Branche gilt es für Hotels, sich auf einen Restart mit entsprechenden Auflagen vorzubereiten. Die Einkaufsgesellschaft progros hat nun Empfehlungen zusammengestellt, worauf Hotels bei ihrem Einkaufs- & Kostenmanagement achten sollten und wie sie sich vorbereiten können.

10 Handlungstipps für das Einkaufs- & Kostenmanagement:

Corona Taskforce Einkauf gründen
Stellen Sie mit Ihrem Team eine Gesamt-Liste aller zu beschaffenden Waren zusammen, die Sie für den Restart benötigen: Abstandhalter, Mundschutz, Community Masken (ggf. mit Hotellogo), Leitsysteme, Raumteiler, digitale Personenzählsysteme, Buffetlösungen, Desinfektionssäulen, Markierungsstreifen etc. Kriterien der Produktvergleiche sind u. a. Lieferzeit, Preis, Qualität, Handhabung, Anmutung.

Bestellungen & Liefertermine bündeln
Bestellungen als auch Liefertermine bündeln, damit Sie insgesamt weniger Arbeits-, Prüf- und Lageraufwand haben. Zudem unterstützen Sie damit Ihre Hygienesituation intern aber auch am Warenempfang, da weniger Kontakte.

Lagerordnung verbessern
Ordnen Sie Ihre Lager und strukturieren Sie sie so, damit Sie mit so wenig wie möglich Handgriffen und Kontakten an die Waren kommen (unterstützt Ihr Hygienekonzept). Trennen Sie sich von „Kruschtelecken“, um leicht und schnell erfassen zu können, welche Waren Sie haben bzw. benötigen. Legen Sie Mindestbestände sowie Bestellgrößen fest. Das verbessert Prozesse, Planung sowie Liquidität.

Emotionen bei Kaufentscheidung reduzieren
Sachlich & konzentriert einkaufen. Die Emotion beim Einkauf muss hintenanstehen – Produkte, die Sie einkaufen, sollten einen klaren Fokus auf Umsatzwirksamkeit haben. „Was bringt mir der Einkauf dieses Produktes für meinen Betrieb in Bezug auf Umsatz, Image / Story, meine MitarbeiterInnen oder die Werterhaltung etc.?“

Vertragsabkommen prüfen
Checken Sie Ihre Vertragsabkommen inklusive der Laufzeiten, Zahlungsbedingungen sowie Rückvergütungen als auch weitere finanzielle oder immaterielle Leistungen und stellen Sie sicher, ob diese Leistungen Ihnen gegenüber erbracht werden und ob Sie das Abkommen noch brauchen bzw. ob es angepasst werden sollte.

Ausschreibungen
Stellen Sie Ihre wichtigen Lieferabkommen auf den Prüfstand und schreiben Sie die großen und volumenstarken Sortimente im Bedarfsfalle neu aus, sollten Sie einen Anlass dafür erkannt haben.

Lieferantenportfolio straffen
Straffen Sie Ihr Lieferantenportfolio. So wenig Lieferpartner wie möglich, so viele wie nötig. Es gibt keine Faustregel – es kommt ganz darauf an, welche „Story“ Sie als Hotel haben. Besprechen Sie das in Ihrem Team und legen Sie bei der Lieferantenauswahl den Fokus auf die, die Ihnen mit ihren Leistungen & Produkten z. B. umsatzwirksame Effekte oder Kostenvorteile bringen.

Warenkörbe straffen
Streichen Sie vergleichbare Artikel, die sich untereinander sehr ähneln. Konzentrieren Sie sich anstatt auf mehrere, vergleichbare Produkte auf nur eines in Zukunft.

Schulungen durch Lieferpartner
Lassen Sie sich von Ihren Lieferpartnern schulen, wie Sie optimal mit den eingekauften Waren umgehen, um Ihre Verbräuche, Wareneinsätze und Nebenkosten zu optimieren. Beispiel: Hygienehandling, Reinigungsverfahren etc.

Digitalisieren Sie Einkaufs- & Buchhaltungsprozesse – auch für bessere Hygiene
Bestellung, Warenverwaltung, Rechnung, Verträge etc. – digitalisieren Sie diese Prozesse in einem System, einer Lösung, lieferantenübergreifend. Die Auswahl ist sehr gut und reichhaltig sowie preisattraktiv. Alle Dokumente und Vorgänge, die Sie digitalisieren können, unterstützen zudem Ihr Hygienekonzept. (progros/TH)