Vorsprung durch Technik

Eine rundum gelungene Tagung werden Veranstalter und Teilnehmer lange in guter Erinnerung behalten. Für technische Pannen oder fehlendes Equipment wird das Hotel dagegen schnell zum Sündenbock gemacht. Wer im umkämpften – aber durchaus lukrativen – Tagungsgeschäft punkten will, muss daher umfangreiches Equipment bieten und technisch stets up to date bleiben.

Gerade in den letzten Jahren sind die Anforderungen an die Veranstaltung-stechnik gestiegen

 

Pinnwand, Schreibblock und Kugelschreiber? Versteht sich von selbst. Zur Standardausstattung im Tagungsbereich gehören zudem Beamer, Flipchart und Leinwand. Je nach Größe des Events kommen Lautsprecher und Mikrofone hinzu. WLAN mit Highspeed-DSL wird ebenso immer häufiger erwartet, denn die moderne Geschäftswelt ist in vielen Branchen »always on« – immer online. »Internetzugang ist heute ein großes Thema – nicht nur zum Googeln, sondern zum Beispiel auch für Videokonferenzen«, sagt Oliver Decker. Er kennt die aktuellen Bedürfnisse der Tagungsklientel. Als Betreiber der Website »Tagungshotels online« vermittelt er seinen Kunden das passende Hotel für den geplanten Event.

Externe Spezialisten stehen bereit

»Gerade in den letzten Jahren sind die Anforderungen an die Veranstaltungstechnik im Zuge der technologischen Entwicklung immer weiter gestiegen«, weiß Gerd Prochaska, Geschäftsführer der Maritim Hotelgesellschaft. Die Hotelgruppe gilt als der größte private Anbieter von Tagungs- und Kongresskapazitäten in Deutschland. Um den Ansprüchen an modernste Ver­anstalt­ungs­technik gerecht zu werden, arbeiten viele Hotels gern eng mit externen Technikspezialisten zusammen. Maritim beispielsweise mit den Event-, Konferenz- und Kongress-Experten Kuchem und Brähler. Derartige Fachleute können das technische Equipment kurzfristig ergänzen, wenn individuelle Kundenwünsche es erforderlich machen. Sie beraten bei der technischen Planung oder betreuen auf Wunsch ganze Veranstaltungen als Full-Service-Provider, wenn ein Hotel sich lieber auf seine Kernkompetenz konzentrieren möchte.

Mancher mag es »old school«

Welches Equipment schließlich zum Einsatz kommt, hängt nicht nur von der Zahl der Personen und den räumlichen Gegebenheiten ab, sondern auch von der Art der Veranstaltung. Seminar, Klausur, Meeting, Konferenz, Kongress – die Spielarten der Tagung sind vielfältig. Auch die Art der geplanten Präsentation und Interaktion wirkt sich maßgeblich auf die Auswahl der geeigneten Technik aus. So manche Ausstattung kommt dabei sogar ohne Strom aus. »Sehr beliebt ist z. B. die sogenannte Moderationsmethode«, berichtet Hartmut Pirl, Geschäftsführer der Seminaris Hotel- und Kongressstätten Betriebsgesellschaft. Will heißen: Ein Problem wird bearbeitet und in einer kleinen oder größeren Gruppe diskutiert. Dabei wird wie eh und je mit Moderationskärtchen, Stiften, Schere, Flipcharts und Pinnwand gearbeitet. Eine andere populäre Form ist die direkte Face-to-Face-Wissensvermittlung, wie wir sie alle noch aus der Schule kennen. Früher wurde dabei mit Overhead-Projektoren gearbeitet, heute mit Videobeamer und Powerpoint-Präsentation. Dazu kommen natürlich alle erdenklichen Mischformen – von der reinen Präsentation ohne Diskussion bis zum Kongress, der sich in mehrere Gruppen teilt.

Maßgeschneiderte Räumlichkeiten

Hotels, die auf Tagungen spezialisiert sind, versuchen meist, eine breite Palette an Events verschiedenster Größen­ordnungen anbieten zu können. Große Konferenzräume oder Ballsäle in solchen Häusern können deshalb bei geringerem Raumbedarf meist flexibel in kleinere Einheiten abgegrenzt werden. Damit die Technik mit den jeweiligen Raumproportionen mitschrumpfen oder mitwachsen kann, empfehlen sich modulare Systeme, die sich je nach Wunsch flexibel vernetzen lassen. Moderne Hersteller versprechen auf diese Weise audiovisuelle Lösungen, die sich an jede erdenkliche Raumgröße, Sitzanordnung und Veranstaltungsart an­passen können.

Technik muss Veranstaltung bereichern

Geht es um Hightech im Tagungshotel, ist der Laie angesichts der Vielfalt der angebotenen Technik schnell überfordert mit der Fragestellung, in welche Dinge es sich wirklich zu investieren lohnt. »Für den Erfolg ist natürlich ausschlaggebend, dass die Technik ausgereift ist und ihre Nutzung eine Veranstaltung wirklich bereichert und nicht etwa behindert«, sagt Gerd Prochaska von Maritim. Was die finanzielle Planung angeht, sollte man dabei nicht nur an die eigene Kasse denken: Auch die Kosten für die Kunden müssen im Rahmen bleiben.

Kabellos in die Zukunft

Wer auch langfristig im Tagungsbereich eine Rolle spielen will, muss sich nicht nur fragen, was heute »in« ist, sondern auch, was die Trends von morgen sein werden. Definitiv »out« wird auch weiterhin unschöner Kabelsalat in den Tagungsräumlichkeiten sein. Die gute Nachricht: Dieser gehört bald ohnehin der Vergangenheit an. In der modernen Veranstaltungstechnik kommen nämlich immer weniger Kabel zum Einsatz. Stattdessen setzen Veranstalter auf drahtlos gesteuerte Systeme. »Großes Potenzial haben interaktive Techniken, die gemeinsames Arbeiten mit hoher Kompatibilität erlauben«, plaudert Maritim-Geschäftsführer Gerd Prochaska aus dem Nähkästchen. Will heißen: Tagungsteilnehmer können über intelligente Displays mit Touchscreen-Funktion an Dokumenten arbeiten, egal, wo sie sich gerade räumlich befinden und mit welchem Gerät sie arbeiten. Auch der Virtual-Reality-­Trend, der gerade im Computerspielbereich in aller Munde ist, könnte das Meeting von morgen bereichern. Eine Tagung oder Konferenz, bei der alle Anwesenden mit Datenbrillen auf dem Kopf ausgestattet sind? Für Experten wie Gerd Prochaska eine durchaus ernst zu nehmende Zukunfts­vision.

Schon heute sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt, wenn es um Hightech oder Sonderwünsche geht. »Abstimmungstechnik, mit der die Teilnehmer eine Stimme für ein Ranking abgeben, Fragestellungen an den Moderator per Handy-App, Mitschnitte für die spätere Aufbereitung in Internet-Seminaren oder auch Videokameras mitsamt TV-taug­lichem Studio-Equipment sind heute en vogue«, verrät Hartmut Pirl von Semi­naris.

Das Ende der Kreidezeit

Eine wichtige Frage ist: Sollte man in neue Technik investieren oder diese ausleihen? Ein Tagungshotel braucht eine bestimmte Grundausstattung: Flipcharts, Pinnwände, einen Moderationskoffer, mindestens einen Beamer pro Tagungsraum, aber auch Laptops, falls jemand nur mit CD oder USB-Stick anreist. Wie sieht es aber mit richtig großen Posten aus? Ein Beispiel: Natürlich hat die gute alte Kreidetafel bei Tagungen längst ausgedient. Ihr Nachfolger ist allerdings deutlich teurer: Ein interaktives Whiteboard (digitale Tafel, die mit einem Computer verbunden ist) mit hoher Auflösung erlaubt zwar, Inhalte darauf zu projizieren, zu zeichnen und Ideen zu sammeln, jedoch kann man dafür so viel Geld ausgeben wie für einen Kleinwagen. Bei der Entscheidung über eine dementsprechend kostspielige Anschaffung sollte sich der Hotelier immer fragen: Wie lange brauche ich bis zum Return of Investment? Wenn ein Kunde mit einem Faible für technische Spielereien sich für einen einzigen Tag Hologramm-Technik wünscht, ist es sicherlich ratsam, diese lediglich zu mieten. Bei größeren Anlagen wie der Beschallungstechnik im größeren Umfang oder Sonderwünschen wie Dolmetscherkabinen ist es ebenso durchaus üblich und sinnvoll, diese im Bedarfsfall zu mieten oder zu leasen.

Fest steht: Je anspruchsvoller das technische Equipment, desto besser geschult muss das Personal im Umgang damit sein. Unterschiedliche Software, diverse Betriebssysteme, verschiedene Anschlüsse – ob zusammenwachsen kann, was zusammengehört, können Experten am besten beurteilen. Ein Raum, in dem alle Teilnehmer in Hörweite sitzen, kommt auch ohne großen technischen Aufwand aus, ein großer Saal dagegen bedarf einer präzisen Analyse der Raumakustik. Ein externer Anbieter kann hier Vorteile mit sich bringen. Für Hilfe von draußen spricht auch ein anderer Aspekt: Die Technik im Haus veraltet schneller als das Angebot eines spezialisierten Dienstleisters. Für die Instandhaltung braucht man in jedem Fall geschultes Personal, denn technisches Versagen beim Event wäre nicht nur für den Kunden ein Desaster, sondern ziemlich sicher auch für den Ruf des Hotels.