Brandneue IT-Trends

Effizienz und Kostenersparnis spielen bei der Digitalisierung die Hauptrolle

Softwarelösungen übernehmen im Gastro-Alltag zeitaufwendige Aufgaben und unterstützen das Team – vom Kassensystem bis hin zum Self-Order-Terminal. Und wie steht es um die Rechtssicherheit der Systeme?

von Astrid Filzek-Schwab

Eine moderne cloudbasierte Kasse bietet zahlreiche Vorteile: Als Schnittstelle zwischen verschiedenen Systemen und Kanälen ermöglicht das System eine effiziente Verwaltung aller Prozesse im Restaurant. Durch die Integration von Lieferportalen oder mobilen Kassensystemen wie dem iPad hat man den Überblick über alle Bestellungen und kann diese bequem verwalten.

Auch Bestelloptionen wie QR-Codes oder Self-Order-Terminals werden nahtlos in das System integriert. Ein weiterer Vorteil liegt in der einfachen Auswertung aller Abläufe: Man erhält detaillierte Reports über Umsätze, Produktverkäufe und vieles mehr. Die Daten helfen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und zu optimieren. Besonders wichtig ist die Skalierbarkeit eines modernen Kassensystems, damit es mit dem Unternehmen wächst.

Next-Generation-Kasse

Effiziente All-in-one-Lösungen sind bei Kassensystemen gefragt: „Das System muss zukunftsfähig sein, erweiterbar, wenn die Anforderungen wachsen. Zudem sollte sich das Kassensystem an die eigenen Arbeitsabläufe anpassen lassen und nicht umgekehrt. Nicht zuletzt muss es die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, also finanzamtkonform sein“, sagt Sascha Lewandowski von Vectron. „Das Kassensystem muss Erweiterungsoptionen für digitale Dienste wie Reservierung, Online-Bestellung oder Reporting haben. Zudem sollte es netzwerkfähig sowie mit weiteren stationären und mobilen Kassensystemen kompatibel sein, die Anbindung von Zahlterminals ermöglichen und SoftPOS-fähig sein, also bargeldloses Bezahlen über das Kassensystem erlauben.“

So bietet Vectron eine vollwertige mobile Kasse, bei der auch Kartenzahlungen entgegengenommen werden (SoftPOS-Lösung). Besonders effizient: Wenn der Gast selbst bestellt und bezahlt, bringt das mehr Umsatz bei gleichzeitiger Personalentlastung. Mit der neuen Inhouse-Ordering-Lösung von Vectron ist das kein Problem: Einfach den QR-Code des Tischaufstellers per Smartphone scannen, schon kann man via Online-Speisekarte bestellen. Sofort landet die Bestellung im Kassensystem und wird an der Theke zur Zubereitung ausgedruckt.

Wer möchte, kann während des Inhouse-Orderings auch die Sofortzahlung für bestellte Artikel erlauben oder den Self-Checkout wählen, bei dem Gäste vor dem Verlassen des Lokals die Rechnung mit dem Smartphone online zahlen. Inhouse-Ordering und Online-Checkout lassen sich nahtlos in vorhandene Arbeitsabläufe integrieren.

Kasse und Payment aus einer Hand

Mit der vollintegrierten Zahlungslösung Gastronovi Pay können Gastgeber verschiedene bargeldlose Bezahlmethoden anbieten und das Kassensystem sowie die Zahlungsdienstleistung aus einer Hand erhalten. „Ob vor Ort oder online, Gastronomen können mit dieser Lösung alle Zahlungen entgegennehmen, ohne unzählige verschiedene Anbieter vergleichen, sich durch deren Konditionen wühlen und unterschiedliche Verträge abschließen zu müssen“, erläutert Andreas Jonderko, Mitgründer und Geschäftsführer von Gastronovi. Die Vernetzung mit der Kasse erhöht zudem die betriebswirtschaftliche Effizienz und Sicherheit, da der Rechnungsbetrag nicht mehr händisch eingegeben, sondern automatisch übertragen wird. Gastronovi stellt den Kunden ergänzend dazu Tap to Pay auf dem iPhone zur Verfügung. Diese Lösung erlaubt es, kontaktlose Zahlungen mit einem iPhone zu akzeptieren – ganz ohne Kartenlesegerät.

Wie rechtssicher sind TSE-Kassensysteme?

Der Fall der Firma JJIT sowie der Prozess von Sternekoch Alfons Schuhbeck zeigen, dass trotz strenger gesetzlicher Vorgaben Schlupflöcher bestehen, durch die man Vorschriften umgehen kann. Gleichzeitig wird deutlich, dass der Einsatz neuer Technologien durch veraltete Regularien und nichtdigitalisierte Verwaltungsprozesse erschwert wird. „Während die Technische Sicherheitsausstattung (TSE) ein wichtiger Bestandteil ist, gewährleistet sie allein nicht die vollständige Manipulationssicherheit. Auch die korrekte Umsetzung der GoBD, GDPdU und der KassenSichV ist entscheidend für die Einhaltung aller Vorschriften“, sagt Payam Ershadifar von Gastronovi.

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Pflicht zur elektronischen Meldung aller eingesetzten Kassengeräte in Kraft. „Dies wird für mehr Transparenz sorgen, da die sogenannte Zweitkasse bislang ein beliebter Trick war, um die Vorgaben der KassenSichV zu umgehen“, so der Experte. Hier habe man sich das Ziel gesetzt, den Gastronomen die Einhaltung der Vorschriften so einfach wie möglich zu machen: „Die Meldung soll bequem per Knopfdruck direkt aus unserer Software heraus erfolgen – und macht damit den umständlichen Umweg über Elster überflüssig.“

Um die Lücke zwischen Technologie und Gesetzgebung zu schließen und sicherzustellen, dass moderne Technologien den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, hat Gastronovi mit sechs weiteren Kassensystemanbietern 2021 die Interessengemeinschaft Zukunftsweisende Technologiehersteller für Kassensysteme (IGZTK) gegründet. „Unsere Mission ist es, Gastronomen, Einzelhändlern und Dienstleistern den Zugang zu den Vorteilen der Digitalisierung zu ermöglichen“, so Ershadifar.

Fokus auf Nachhaltigkeit

Zu erheblichen Kosteneinsparungen und mehr Nachhaltigkeit in der Branche will FoodNotify verhelfen. „Mit unserer Software vereinen wir Bestellwesen, Rezeptmanagement und Warenwirtschaft in einem System und helfen Betrieben, Lebensmittelverschwendung zu reduzieren und CO₂-Emissionen zu senken. Damit ermöglichen wir präzise Planung und digitale Prozesse“, so Thomas Primus, Gründer und CEO der F&B-Management-Plattform für die Gastronomie, Gemeinschaftsverpflegung und Hotellerie. „Der Einkauf wird optimiert – Gastronomen können Fehl- und Überbestellungen vermeiden und genau nach Bedarf bestellen. Zur Rezeptverwaltung mit FoodNotify werden Zutaten grammgenau berechnet, Saisonalitäten und Haltbarkeiten berücksichtigt und Produktionsausfälle überwacht.“ Das Programm berechnet auch automatisch den CO₂- Fußabdruck jedes Rezepts und hilft so, die Umweltauswirkungen der Gerichte zu minimieren. Unser Fazit: Mit der richtigen Software und einem Fokus auf Sicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit gestalten Gastronomen ihr Geschäft zukunftsfähig und profitabel zugleich.

Nachgefragt bei Peter Schimpl, L’Osteria

Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie hat L’Osteria mit FoodNotify ein flexibles Digital-ECO-System aufgebaut.

Herr Schimpl, welche digitale Strategie haben Sie bei LʼOsteria realisiert?
Das L’Osteria-Digital-ECO-System erlaubt es uns, die Digitalisierung zielgerichtet und mit Blick auf die Gesamtheit umzusetzen. Die Warenwirtschaft ist dabei einer der Schlüsselbereiche, da diese massiven Einfluss auf verschiedenste Faktoren von L’Osteria hat sowie zu nahezu 100 Prozent digitalisiert und automatisiert werden kann.

So kann eine funktionierende Warenwirtschaft die CoS (Cost of Sales/Cost of Food) reduzieren, die Nachhaltigkeit durch weniger Abfall positiv beeinflussen oder Bestellabläufe optimieren und automatisieren.
Und was ist mittlerweile bei LʼOsteria digitalisiert?
Neben vielen anderen Digitalisierungsprojekten waren die Einführung eines modernen Cloud- und Blockchain-basierenden Kassensystems mit iPhones, der Launch eines Loyalty-Systems, der Start von Pay & Order durch den Gast mithilfe von QR-Codes am Tisch, die voll integrierte Webshop-Lösung für Abholung sowie die Lieferung und Implementierung der Warenwirtschaft die sichtbarsten Umsetzungen.
Ihre Tipps für Gastro-Kollegen?
Entwickeln Sie eine Digitalisierungsstrategie, an der Sie sich orientieren und vermeiden Sie die Einführung von Insellösungen. Dies hilft zu priorisieren und vermeidet Lock-In bei technischen und wirtschaftlichen Situationen. Treffen Sie frühzeitig eine Entscheidung, ob Sie einen Best-of-Breed- oder einen All-in-one-Ansatz bei der Auswahl der Tools verfolgen. Beides hat Vor- und Nachteile. Achten Sie zudem auf die Offenheit der Systeme. Es ist sehr frustrierend festzustellen, dass Systeme nicht digital über APIs miteinander verbunden werden können, weil ein Anbieter blockt oder keine API zur Verfügung stellt.

Nutzen Sie einfache Fragestellungen, um wichtige Digitalisierungsprojekte zu erkennen: Wie können wir helfen (Was ist der Business-Case des Projektes)? Sind wir sicher (Haben wir alles bedacht und die Auswirkungen auf alle Bereiche berücksichtigt)? Können wir es testen (Bringt es die gewünschten Ergebnisse oder haben wir uns mehr versprochen)?